Jak działa LiftexPro

Jak rozpocząć pracę z firmą

Od pustego konta do działającego zespołu w czterech krokach.

1. Administrator LiftexPro tworzy firmę (nazwa, UIC, adres) i zaprasza pierwszego menedżera. Firmy nie mogą rejestrować się samodzielnie — napisz do nas, a skonfigurujemy konto tego samego dnia.
2. Menedżer loguje się za pomocą adresu e-mail i zaprasza współpracowników: menedżerów, techników i administratorów budynków.
3. Menedżer dodaje obiekty (budynki) i znajdujące się w nich dźwigi. Prześlij nam swoją listę w dowolnej formie, a wprowadzimy ją do systemu.
4. Technicy instalują aplikację i przyjmują zaproszenie. Od tej pory zadania, wizyty i dziennik każdego dźwigu są dostępne w systemie.

Nie ma haseł. Każdy loguje się za pomocą adresu e-mail: wysyłamy kod (ważny 15 minut) i bezpośredni link do logowania.

Role: kto co widzi

• Administrator LiftexPro: zespół LiftexPro. Tworzy firmy i widzi je wszystkie. Nie można nadać tej roli przez zaproszenie.
• Menedżer: zarządza swoją firmą: obiektami, dźwigami, zadaniami, zespołem, umowami, fakturami, księgowością, płacami i ustawieniami. Jedna osoba może zarządzać kilkoma firmami i przełączać się między nimi.
• Technik: pracuje z aplikacją; widzi własne zadania, rejestruje wizyty na miejscu (z GPS), wypełnia listę kontrolną, robi zdjęcia i zbiera podpis klienta. Nie ma dostępu do księgowości ani zadań innych osób.
• Administrator budynku: klient firmy, nie jej pracownik. Widzi tylko dźwigi w przypisanych mu budynkach: ostatnią konserwację, następny przegląd, usterki i naprawy. Może zgłaszać usterki. Nie widzi innych budynków, klientów, cen ani zespołu.

Nowa firma

Firmę tworzy administrator LiftexPro.

1. Panel → Firmy → Nowa firma.
2. Nazwa, UIC, numer VAT, adres, miasto, telefon, e-mail → Zapisz.
3. Otwórz firmę → Pracownicy → Zaproś pracownika: podaj e-mail menedżera, wybierz rolę „Menedżer” → Zaproś.

UIC i adres są drukowane na fakturach i paskach wynagrodzeń — wpisz je dokładnie.

Zapraszanie współpracowników i techników

1. Panel → Firmy → Twoja firma → Pracownicy → Zaproś pracownika.
2. Podaj adres e-mail i rolę: Menedżer, Technik lub Administrator budynku.
3. Otrzymają wiadomość z przyciskiem „Przyjmij zaproszenie”, ważną przez 7 dni, a następnie zalogują się za pomocą adresu e-mail i kodu.

Aplikacja dla techników: iPhone — LiftexPro w App Store; Android — liftexpro.com/app.apk (Google Play wkrótce).

Jeśli wiadomość nie dotarła, sprawdź folder spam lub wyślij zaproszenie ponownie; nowe zaproszenie zastąpi poprzednie.

Administratorzy budynków

Administrator budynku widzi dźwigi w swoim budynku i może bezpośrednio zgłaszać usterki. Jest przypisywany do budynku, nie do firmy.

1. Panel → Obiekty → budynek → „Administratorzy budynku” → Dodaj administratora budynku.
2. Podaj adres e-mail, imię, nazwisko i telefon. Jeśli dana osoba ma już konto z tym adresem e-mail (np. jest administratorem innego Twojego budynku), wystarczy adres e-mail.
3. Otrzyma wiadomość z informacją o budynku, firmie i sposobie logowania: na liftexpro.com/login lub w aplikacji LiftexPro.
4. W sekcji „Moje budynki” zobaczy swoje dźwigi, ostatnią konserwację, następny przegląd i usterki. „Zgłoś usterkę” utworzy dla Ciebie zadanie (normalne, pilne lub awaryjne).
5. Aby usunąć: przejdź do tej samej sekcji i wybierz Usuń. Po usunięciu ze wszystkich Twoich budynków osoba przestanie być administratorem budynku Twojej firmy.

Współpracownik (menedżer lub technik) nie może być jednocześnie administratorem budynku przy użyciu tego samego adresu e-mail — musi użyć prywatnego adresu.

Aby zobaczyć widok administratora bez zakładania konta, przejdź na demo.liftexpro.com → „Administrator budynku”.

Obiekty, dźwigi i zadania

• Obiekt to budynek (adres, osoba kontaktowa, klient); każdy dźwig ma numer ewidencyjny, typ, producenta i liczbę pięter.
• Każdy dźwig ma dziennik: konserwacje miesięczne, przeglądy roczne z protokołem oraz naprawy. Zbliżające się i zaległe terminy są wyróżnione.
• Menedżerowie tworzą zadania: konserwacja, naprawa, awaria, montaż, modernizacja. Technicy widzą je w aplikacji i rejestrują lokalizację GPS, wypełniają listę kontrolną, robią zdjęcia i zbierają podpis na miejscu.
• Umowy konserwacyjne z klientami pozwalają wystawiać miesięczne faktury jednym kliknięciem.

Księgowość

Moduł obejmuje księgowość małej i średniej firmy usługowej. Dane są odrębne dla każdej firmy — firmy nie mają do siebie dostępu.

• Plan kont: krajowy plan kont utworzysz jednym kliknięciem; możesz dodawać i edytować konta.
• Faktury: wystawiane z zachowaniem ciągłości numeracji; płatności, faktury korygujące i faktury generowane z umów; drukowanie lub zapis do PDF w przeglądarce.
• Zakupy: faktury zakupu (AI odczytuje je także ze zdjęć), akceptacja i płatności.
• Dziennik: zapisy ręczne i cykliczne; AI podpowiada konta do dekretacji.
• VAT: rejestry sprzedaży i zakupów, miesięczna deklaracja VAT oraz pliki DEKLAR, PRODAGBI i POKUPKI do portalu NRA; protokoły z art. 117; Intrastat.
• Płace: pracownicy, miesięczne listy płac, ustawowe składki na 2026 r., paski wynagrodzeń, urlopy i umowy o pracę; zatwierdzona lista płac jest księgowana automatycznie.
• Środki trwałe z amortyzacją, kasa i rachunki bankowe z importem wyciągów CSV i uzgadnianiem, budżety, centra kosztów, waluty.
• Raporty Excel: zestawienie obrotów i sald, zapisy, bilans, rachunek zysków i strat; okresy zamykane miesięcznie i rocznie.

Typy dokumentów

• Dostępne: faktura i faktura korygująca, zapis księgowy, lista płac (także w Excelu), pasek wynagrodzenia, protokół VAT z art. 117, deklaracja VAT, rejestry zakupu i sprzedaży, zestawienie obrotów i sald, bilans, rachunek zysków i strat.
• Plan kont jest odrębny dla każdej firmy: obejmuje plan krajowy i własne konta.
• Własnych typów dokumentów (szablonów) nie można tworzyć w systemie. Jeśli potrzebujesz dokumentu, którego tu nie ma, opisz go, a dodamy go.

Płace i paski wynagrodzeń

1. Księgowość → Płace → Pracownicy: imię i nazwisko, identyfikator osobisty, stanowisko, wynagrodzenie brutto, IBAN oraz informacja, czy pracownik urodził się przed 1960 r. (wtedy bez drugiego filaru).
2. Płace → Nowa lista płac: wybierz miesiąc i stawkę składki na wypadek przy pracy dla firmy (0,4–1,1% zależnie od głównej działalności; zapamiętywana na kolejne miesiące) → Generuj.
3. Sprawdź pozycje → Zatwierdź. Zatwierdzona lista płac jest księgowana.
4. Paski wynagrodzeń → wydrukuj wszystkie paski za dany miesiąc lub pasek jednego pracownika. Excel → lista płac dla księgowego.

Składki są obliczane zgodnie z przepisami na 2026 r.: pracownik płaci 13,78% (ubezpieczenia społeczne 8,38% + drugi filar 2,2% + zdrowotne 3,2%; albo społeczne 10,58% + zdrowotne 3,2% w przypadku osób urodzonych przed 1960 r.) oraz 10% podatku od pozostałej kwoty. Podstawa wymiaru składek jest ograniczona do 2,111.64 € do 31.07.2026 i 2,300 € od 01.08.2026.

Kwoty do deklaracji formularzy 1 i 6 są obliczane na podstawie zatwierdzonej listy płac.

Gdzie przechowywane są dane i dokumenty

• Na naszych serwerach w Unii Europejskiej (Hetzner, Helsinki, Finlandia): baza danych i pliki — protokoły i certyfikaty dźwigów, zdjęcia i podpisy z wizyt, dokumenty do faktur, zakupów i zapisów księgowych (PDF lub obraz, do 20 MB).
• Każdej nocy tworzona jest zaszyfrowana kopia zapasowa w osobnej lokalizacji: kopie dzienne przez 14 dni, tygodniowe przez 8 tygodni, miesięczne przez rok.
• Dostęp mają wyłącznie upoważnieni pracownicy Twojej firmy. Załączniki księgowe można otworzyć dopiero po zalogowaniu.

Programy księgowe i NRA

• LiftexPro może być Twoim głównym systemem księgowym lub przekazywać dane księgowemu.
• Dane można eksportować do innych programów w formacie Excel (zestawienie obrotów i sald, zapisy, bilans, rachunek zysków i strat, lista płac).
• Brak bezpośredniej synchronizacji z Microinvest, Ajur, Plus-Minus ani innym programem. Podaj nazwę programu używanego przez księgowego, a przygotujemy plik importu w odpowiednim formacie.
• VAT: pliki NRA (DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT, POKUPKI.TXT zgodnie z załącznikiem 12 do przepisów VAT) pobiera się w sekcji Księgowość → VAT, a następnie przesyła do portalu NRA. Deklaracje formularzy 1 i 6: kwoty są obliczane na podstawie listy płac; plik NRA nie jest jeszcze dostępny, ponieważ wymaga danych o dniach, godzinach i nieobecnościach każdego pracownika, których lista płac obecnie nie zapisuje.

Demo

• demo.liftexpro.com: zaloguj się jednym kliknięciem jako menedżer, technik lub administrator budynku w firmie demonstracyjnej. Firma demo jest wspólna dla wszystkich odwiedzających — nie wprowadzaj tam prawdziwych danych.
• demo.liftexpro.com/login?tour=1: trzyminutowe oprowadzanie po systemie.